Wie das Wort "Geschäftsvordruck" schon aussagt, handelt es sich um etwas "Vorgedrucktes" für das Geschäft. Vorgedrucktes oder auch kurz Vordrucke sollen dabei helfen die Abläufe im täglichen Geschäftsleben effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.
Wenn es sich z.B. um spezielle Formulare handelt, dienen diese Vordrucke auch als Gedankenstütze. Wer für einen bestimmten Vorgang gewisse Angaben zwingend benötigt, um diesen zu bearbeiten, setzt häufig vorgefertigte Formulare ein, bei denen die benötigten Angaben abgefragt werden. Dieses verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen vergessen werden.
Auch bei dem klassischen Briefpapier handelt es sich um einen Geschäftsvordruck, da bei diesem häufig die wichtigsten Informationen, wie z.B. Anschrift, Kontaktmöglichkeiten, Firmenbezeichnung, Tätigkeitsgebiet, etc... bereits vorgedruckt sind und im Endeffekt nur noch um die gewünschten Daten ergänzt werden (z.B. ein Anschreiben).